Un no-show, c'est un voyageur qui ne se présente pas sans prévenir. Une annulation tardive, c'est une annulation trop proche de l'arrivée pour revendre la chambre. Dans les deux cas, la nuit est perdue, et en haute saison au Maroc elle aurait souvent pu être vendue à un autre client.
Il n'est pas possible de les supprimer totalement, mais on peut nettement les réduire en combinant conditions de réservation, communication et suivi.
1. Adapter la politique d'annulation selon la période
Une politique très souple attire des réservations mais augmente les annulations. Une politique stricte protège le revenu mais peut freiner les réservations. L'équilibre dépend de la saison : plus souple en basse saison, plus stricte pendant les fêtes, les ponts et les événements.
- Tarif flexible et tarif non remboursable moins cher
- Délai d'annulation gratuite plus long en haute saison
- Durée minimum de séjour sur les dates très demandées
2. Demander un acompte pour les réservations directes
Les réservations par téléphone ou WhatsApp sans aucun paiement sont les plus exposées au no-show. Un acompte, même partiel, engage le voyageur. Il doit être enregistré dans la réservation pour que l'équipe sache immédiatement ce qui reste à encaisser.
3. Confirmer l'arrivée quelques jours avant
Un message de confirmation quelques jours avant l'arrivée, avec l'itinéraire et l'heure d'arrivée prévue, permet de détecter les voyageurs qui ne viendront pas et de remettre la chambre en vente à temps.
4. Suivre les chiffres par canal
Mesurez le taux d'annulation et de no-show par canal et par délai de réservation. Certains canaux ou certaines périodes concentrent les annulations : c'est là qu'il faut durcir les conditions ou demander un prépaiement.
Un PMS qui enregistre la source et le statut de chaque réservation rend ces chiffres disponibles sans retraitement.
5. Remettre vite la chambre en vente
Quand une annulation arrive, chaque heure compte. Avec un Channel Manager, la chambre libérée est remise en vente sur tous les canaux immédiatement, au lieu d'attendre qu'une personne mette à jour chaque plateforme.
Welcomax relie le planning, les paiements et le Channel Manager : une annulation libère la disponibilité partout et le reste à payer est mis à jour automatiquement.
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