Dans une villa, un riad privatisé ou un appartement, l'arrivée des voyageurs concentre beaucoup d'enjeux : vérifier l'identité, enregistrer les informations voyageurs, faire respecter le règlement, encaisser le solde et la caution, remettre les clés. Mal préparée, elle génère des retards, des messages en rafale et des litiges au départ.
Voici un parcours complet, du jour de la réservation au départ, pensé pour les gestionnaires et conciergeries au Maroc.
Avant l'arrivée : tout ce qui peut être fait à distance
Plus le séjour est préparé en amont, plus l'arrivée est rapide. L'objectif est que le jour J ne serve qu'à accueillir et vérifier.
- Confirmer les horaires d'arrivée et le nombre de voyageurs
- Faire signer le contrat de location en ligne
- Encaisser l'acompte et préciser le solde et la caution
- Envoyer l'adresse exacte, l'itinéraire et le contact sur place
- Rappeler le règlement intérieur : bruit, fêtes, tabac, animaux
Le jour de l'arrivée : identité et fiche voyageur
Les établissements d'hébergement doivent tenir les informations d'identité des voyageurs, qui servent notamment à la fiche de police. Enregistrez les pièces d'identité de chaque voyageur majeur dès l'arrivée, sans ressaisie ultérieure.
Avec Welcomax Rental PMS, les pièces d'identité des voyageurs sont enregistrées en quelques secondes et rattachées à la réservation, avec le contrat et les paiements.
Caution : la gérer sans conflit
Le montant de la caution, son mode d'encaissement et ses conditions de restitution doivent figurer dans le contrat signé avant l'arrivée. Un état des lieux simple, avec quelques photos datées, protège les deux parties.
- Montant indiqué dans le contrat et rappelé avant l'arrivée
- État des lieux d'entrée avec photos
- Délai de restitution clairement annoncé
- Retenue justifiée et documentée en cas de dégradation
Arrivée autonome : boîte à clés et serrures connectées
Pour les arrivées tardives, une boîte à clés ou une serrure à code évite d'attendre les voyageurs. Elle ne dispense pas de l'enregistrement des voyageurs ni du contrat : ces étapes doivent alors être faites en ligne avant l'arrivée.
Le départ : solde, inventaire et ménage
Au départ, vérifiez que le solde est réglé, faites l'état des lieux de sortie et déclenchez le ménage pour la prochaine arrivée. Un planning qui affiche départs et arrivées du jour permet d'organiser les rotations sans oubli.
Welcomax suit chaque dirham jusqu'au départ : acomptes, soldes et factures sont liés au séjour, et le planning multi-logements montre toutes les rotations à venir.
Définitions utiles
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