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Un fonctionnement à part : agences, circuits et arrivées tardives
Un camp du désert ne vit pas comme un hôtel de ville. Une grande partie des clients arrive via une agence ou un circuit de trois jours depuis Marrakech ou Fès, souvent en fin d'après-midi, parfois avec un changement de dernière minute du nombre de voyageurs.
Le reste vient de Booking, Airbnb, Expedia et du bouche-à-oreille sur WhatsApp. Sans planning central, les blocs d'agence et les réservations en ligne se chevauchent, surtout pendant les vacances de printemps, la fin d'année et les grands week-ends.
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Ce que le logiciel doit couvrir
L'objectif est que l'équipe sur place et la personne qui gère les ventes à la ville voient la même chose, au même moment.
- Planning par tente, chambre ou suite, avec capacité et type d'unité
- Réservations OTA, agences et direct dans le même calendrier
- Prestations rattachées au séjour : dîner, excursion, quad, transfert
- Acomptes, soldes et paiements en MAD, EUR ou USD
- Liste des arrivées du jour avec heure prévue et contact du guide
- Factures et suivi de la taxe de séjour
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Travailler avec les agences sans perdre la vente en ligne
Les agences réservent souvent des tentes plusieurs semaines à l'avance, puis confirment ou libèrent les places plus tard. Saisir ces blocs dans le planning ferme le stock sur les plateformes ; les libérer le rouvre aussitôt.
Le reporting par source montre ensuite ce que rapporte chaque agence par rapport à Booking ou au direct, commissions et remises comprises. C'est la base pour renégocier les contrats d'une saison à l'autre.
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Fonctionner avec une connexion limitée
Dans le désert, le réseau est parfois faible. Un outil en ligne, accessible depuis un téléphone, permet à la personne qui gère les ventes en ville de mettre à jour le planning, pendant que l'équipe du camp consulte les arrivées dès qu'elle a du réseau.
La démonstration Welcomax se fait sur vos propres tentes, chambres et agences, pour vérifier que le parcours correspond à votre organisation.