01
Pourquoi les auberges ont besoin d'un inventaire spécifique
Une chambre de huit lits peut être vendue lit par lit, tandis qu'une chambre privée est vendue comme une unité complète. Le système doit savoir quelle granularité est réellement commercialisée et comment chaque réservation affecte la capacité restante.
Un planning hôtelier trop simplifié peut masquer les lits disponibles ou créer des conflits. Welcomax cadre la structure avec l'équipe avant de connecter les canaux spécialisés.
02
Mapper lits, dortoirs et chambres privées
Le mapping doit distinguer chaque type d'inventaire, sa capacité, son genre éventuel, ses restrictions et les périodes fermées. Les réservations futures sont vérifiées afin que le stock initial corresponde à la réalité.
Les hébergements hybrides doivent aussi décider comment traiter une chambre pouvant être vendue en dortoir ou en privé. Cette règle doit rester cohérente dans le PMS et sur les canaux concernés.
- Lits vendus individuellement
- Dortoirs et capacités
- Chambres privées
- Inventaire hybride
- Réservations de groupes
03
Centraliser les arrivées Hostelworld
Les voyageurs d'auberge peuvent arriver à des horaires différents et réserver plusieurs lits dans une même commande. La réception doit voir les noms, dates, soldes et notes sans rechercher la réservation dans plusieurs outils.
Le PMS regroupe ces informations dans la journée opérationnelle. L'équipe peut suivre les arrivées, attribuer les lits ou chambres et préparer les obligations administratives depuis une seule interface.
04
Suivre l'occupation au lit et la rentabilité
Le taux d'occupation d'une auberge ne se lit pas uniquement par chambre. La direction doit comprendre les lits vendus, le revenu par dortoir, la performance des chambres privées et la part de chaque canal.
Welcomax aide à comparer Hostelworld, Booking, le direct et les ventes sur place. Cette lecture permet d'ajuster les prix et de protéger certaines capacités pour les périodes de demande élevée.
Il est également utile de suivre les réservations de plusieurs voyageurs, les no-shows et les prolongations. Ces événements modifient rapidement le stock disponible dans un dortoir et doivent rester visibles dans la même chronologie opérationnelle.
05
Vérifier l'adéquation de Welcomax à votre hostel
Pendant la démo, présentez un exemple de dortoir, une chambre privée et une réservation de plusieurs lits. Ce test montre si la structure du planning correspond réellement à votre fonctionnement.
Welcomax confirme ensuite le connecteur, les champs disponibles et la méthode de mise en production. Une auberge gagne davantage avec un inventaire fiable qu'avec une longue liste de canaux mal paramétrés.